Как и когда менять фискальный накопитель

Стандартный период действия фискальных накопителей, на данный момент, составляет 15/36 месяцев. По завершению этого срока, ФН необходимо обновить. При пропуске регламентированной даты, фискальный накопитель заблокируется.

Рекомендуем обращать внимание на отчеты, формируемые при закрытии рабочей смены. Должно появиться оповещение о том, что:

• Память ФН заполнена (информация появляется, когда от объема памяти устройства остался менее чем 1 процент);
• Ресурс ФН составляет меньше 30 дней.

В соответствии с российским законодательством, работа без фискального накопителя, также, как и использование недействительного по любой причине или просроченного устройства, запрещена. О нарушении узнают представители налоговой службы, и наложат денежный штраф.

Когда необходима замена фискального накопителя?

Есть несколько случаев, при которых замена ФН требуется внепланово.

• Номер в электронной памяти накопителя иной, чем заводской номер устройства в техпаспорте

ФН дает возможность однократного внесения таких данных – при регистрации онлайн-кассы. Если номер вы укажите с ошибками, фискальный накопитель необходимо будет менять.

• Обновление кассового софта или перепрошивка оборудования до ФФД версии 1.1 или 1.05

В кассовой технике, установленной до 01.07.2017 года, прошивка 1.0. Эта версия была актуальна до 01.01.2019 года. При перепрошивке ККТ, владельцам касс нужно было обновлять и фискальный накопитель.

Совет: обновляйте ФН одновременно с перепрошивкой ККТ.

Если ваша «виртуальная» касса подключена к кассовой программе, то обновляя прошивку, рекомендуем заменять также этот софт.

• Поломка ФН

Если не удается восстановить информацию из памяти устройства, его необходимо отдать выпускающей компании. Последняя обязана восстановить и предоставить в Федеральную Налоговую Службу РФ сведения с неисправных фискальных накопителей.

• Замена собственника ККТ, в которой установлен фискальный накопитель

Один ФН может использоваться лишь одним идентифицируемым по номеру ИНН налогоплательщиком – в фискальном накопителе выполняется соответствующая запись.

Если кассовой оборудование находится в распоряжении обособленного подразделения, но разговора о смене собственника не будет. Так как у подразделения и головного офиса будет один и тот же идентификационный номер налогоплательщика.

• Прошел период ФН действия, установленный законом

Период действия фискального накопителя может быть разным, с учетом выбранной собственником онлайн-кассы системы налогообложения. Есть модели, работающие в течение 15 месяцев и 36 месяцев. По истечению регламентированного периода, память ФН блокируется: пробивание чеков уже невозможно.

Еще раз отметим, что зачастую ККТ сами предупреждают владельцев о том, что скоро (примерно через один-два месяца) предстоит обновлять фискальный накопитель. Однако в целях предупреждения любых неожиданностей, например, дефицита ФН на рынке, советуем «вручную» считать период действия устройств и заранее заботиться об их покупке.

• Заполнение памяти ФН

Чаще всего в программном обеспечении кассовой техники имеется функция контроля над объемом свободной памяти фискального накопителя. Владелец информируется о том, что в скором времени рабочие ресурсы памяти будут исчерпаны.

Оценив скорость заполнения памяти, можно определить лучшее время для заблаговременного приобретения нового ФН.  

Где узнать, когда завершится срок действия фискального накопителя?

Узнать период действия устройства можно, выполнив несколько простых действий:

• Перейдите на официальный портал Федеральной Налоговой Службы РФ. Откройте карточку регистрации своего Оператора Фискальных данных (ОФД). В нижней части карточки вы увидите время ее формирования. От него необходимо отсчитать 36 или 15 месяцев;
• Закрывая смену, взгляните на соответствующий отчет. Если вы видите фразу о том, что память устройства заполнена или о том, что рабочий ресурс ФН составляет меньше месяца, значит, в ближайшем будущем нужно будет провести замену фискального накопителя;
• Перейдите на сайт своего Оператора Фискальных данных. Откройте Личный кабинет, выберите «Отчет о регистрации». Посмотрите на время формирования данного документа – оно и является датой начала работы фискального накопителя.

Владельцам онлайн-касс марки «Эвотор» следует придерживаться следующей очередности действий:

1. Перейдите в Настройки.
2. Выберите подраздел Дополнительные операции, расположенный в меню Обслуживание кассы.
3. Откройте Итог регистрации.

Кассовая техника сформирует документ о регистрации ККТ. Время постановки кассы на учет и будет датой активации фискального накопителя.

Выбрасывать ФН после завершения его срока действия не стоит. В соответствии с законодательством, его необходимо сохранять в течение пяти лет. Обратное также может обернуться санкциями со стороны налоговой.

Этапы замены фискального накопителя

Физического обновления фискального накопителя в ККТ – мало. Перед началом замены необходимо удостовериться, что вся информация была передана Оператору Фискальных данных, и лишь после этого закрывать базу устаревшего устройства.

Следующий этап – оформление заявления о перерегистрации кассовой техники:

• Перейдите на официальный сайт Федеральной Налоговой Службы РФ;
• Авторизуйтесь в Личном кабинете;
• Укажите сведения с отчета о закрытии устаревшего фискального накопителя;
• Внесите информацию о новом устройстве.

Только после выполнения всех указанных действий можно физически заменять в кассе фискальный накопитель. После – перерегистрировать ФН на терминале и завершать процесс новой регистрации (также в Личном кабинете на сайте налоговой). Потребуется внести сведения из отчета о перерегистрации терминала.

Перепрошивка онлайн-кассы – задача, справиться с которой могут только сотрудники АСЦ. Так как в ходе процедуры потребуется вскрывать корпус оборудования.

Обратите внимание: обновление фискального накопителя является ответственным и важным процессом. Испортить новое устройство легко, приобретать его вновь – дорого. Поэтому рекомендуем доверить выполнение этой работы специалистам – они примут на себя все риски.

Варианты замены ФН

С целью сэкономить, ранее, многие предприниматели пытались произвести замену фн самостоятельно. Однако, данная процедура не всегда заканчивалась успехом. Ошибочно вводили данные, после замены не смогли обновить прошивку онлайн – кассы, возникли трудности с перерегистрацией кассы в ФНС и т.п. Большинство ошибок выводят фискальный накопитель из строя, что в свою очередь приводит к потере денег (приходится покупать новый фн) и времени. Как избежать подобного дискомфорта:

1. Абонентское сопровождение магазина – в рамках программы технической поддержки магазина, наши квалифицированные специалисты следят за сроками действия вашего фискального накопителя и договора ОФД. Вам не нужно беспокоится на счет, того что вы упустите срок замены ФН и продления договора с оператором фискальных данных.

2. Замена фискального накопителя – услуга предоставляется нашими специалистами, за оптимальную цену и в кратчайшие сроки.