Как провести ревизию в магазине

В некоторых случаях владельцы бизнеса, будь то акционеры или участники, стремятся следить за финансовым состоянием компании без прямого вмешательства. Для этого они назначают независимую аудиторскую комиссию или индивидуального аудитора. Эти лица отвечают за проверку финансовой деятельности организации изнутри и проводят тщательную экспертизу финансовых документов. В данном руководстве мы рассмотрим понятие ревизии, ее суть и процедурные этапы.

Что такое ревизия

Ревизия - это внутренняя проверка годовых отчетов, балансов и другой финансовой документации компании, как указано в п. 3 ст. 47 Закона об ООО.

Ревизию можно разделить на два основных типа:

• Плановые аудиторские проверки: Как правило, они проводятся на основании годовых результатов деятельности компании и осуществляются в конце финансового года.
• Внеплановые проверки: Инициируются либо владельцами компании, либо советом директоров в любое время.

Внеплановые проверки необходимы при различных обстоятельствах, таких как слияние, консолидация, разделение компании, налоговые проверки. Кроме того, поводом для их проведения могут стать подозрения в хищении финансовых средств, требующие всесторонней проверки.

В чем разница между ревизией и инвентаризацией

Инвентаризация в магазине проводится по усмотрению руководства или специально назначенного персонала. Их цель - сверить остатки на складе с данными бухгалтерского учета и оценить состояние товаров на складе. Ревизия, напротив, предполагает всестороннее изучение финансовой деятельности компании. Хотя магазин может провести собственную аудиторскую проверку в рамках подготовки к проверке Федеральной налоговой службой, большинство проверок, как правило, контролируют государственные органы. Например, налоговый орган может принять решение о проверке уплаты юридическим лицом налогов, сборов, страховых взносов.

Владельцы магазинов и малые предприятия чаще всего подвергаются выборочным проверкам, которые могут проводиться как на месте с выездом представителя проверяющего органа на предприятие, так и дистанционно с помощью документальных запросов на проведение проверки. Проверки могут проводиться как государственными органами, так и акционерами и совладельцами предприятия. Например, франчайзер может проверить ведение учета франчайзи, чтобы убедиться в соблюдении нормативных требований и предотвратить хищения.

Для чего нужна ревизия

Компании часто проводят ревизию по следующим причинам:

• Объективная финансовая оценка. Ревизия позволяет беспристрастно оценить финансовое состояние компании и оценить компетентность ее бухгалтеров. 
• Предотвращение превышения полномочий. Ревизия помогает выявить и предотвратить злоупотребления властью со стороны отдельных сотрудников или целых подразделений. Это может включать в себя нерегулярные закупки товаров, оборудования или материалов по завышенным ценам в обмен на незаконные "откаты". 
• Подготовка к внешней проверке. Аудиторские проверки проводятся с целью выявления и устранения недостатков в системе бухгалтерского учета в преддверии внешних проверок, как налоговых, так и иных.

Важно отметить, что члены компании не принимают активного участия в процессе ревизии. Вместо этого аудиторы, будь то отдельные лица или комитеты, избираются из списка кандидатов, а результаты ревизии согласовываются совместно.

Как провести и посчитать ревизию в магазине

Разработать график проведения ревизии

Начните с определения четко структурированного графика проведения ревизии. Для продуктового магазина можно рассмотреть несколько вариантов, каждый из которых имеет свои последствия для продаж:

• Проведение ревизии в обычное рабочее время с временным закрытием магазина.
• Запланировать проведение ревизии в нерабочее время, например, на выходные дни или на ночь.
• Интегрировать задачи ревизии в повседневную работу магазина.
• Проводить ревизию по категориям товаров. 
• Использовать такие методы, как ревизия по "штрих-кодам".

Следует помнить, что если ревизия предполагает дополнительную работу, члены комиссии могут потребовать оплаты сверхурочных. Совмещение ревизии с работой магазина сопряжено с риском ошибок при проверке.

Определите частоту проведения ревизии

Частота проведения ревизии определяется по усмотрению руководства компании, поскольку это не продиктовано строгими правовыми нормами. Разработайте график таких проверок самостоятельно и включите его в годовую учетную политику организации.

Сформировать состав комиссии

Создайте комиссию, состоящую минимум из трех сотрудников, ответственных за проведение ревизии. Перед началом проверки предоставьте два экземпляра списка продукции: один экземпляр для инспектора, другой - для директора. В ходе проверки необходимо придерживаться этого списка, начиная с товаров, указанных в нем первыми.

Проведение проверки в продуктовом магазине

Способ проведения проверки может определяться руководством. Однако наиболее эффективным является временное закрытие магазина для проведения тщательного пересчета. В продуктовом магазине для более точной проверки целесообразно распределить товары по категориям, например, хлебобулочные изделия или молочные продукты. Хотя это может повлечь за собой закрытие магазина, это обеспечивает более точные результаты ревизии, исключает необходимость привлечения дополнительных сотрудников и, как следствие, выплату сверхурочной заработной платы.

Рассчитайте результаты ревизии

Для расчета используйте следующую формулу:

Остаток товара в начале периода + Деньги в кассе в начале периода + Стоимость товара, который поступил в магазин за конкретный период + Размер выручки за период - Деньги, оставшиеся в кассе в конце периода

Документальная фиксация ревизии в продуктовом магазине

По окончании ревизии убедитесь в наличии следующих документов:

• Положение или инструкция, в которых изложены правила проведения контрольно-ревизионных мероприятий.
• Официальный приказ о разрешении проведения ревизии и назначении комиссии.
• Листы ревизии и сверки.
• Акт ревизии.

Отметим, что законодательство, как правило, не предписывает конкретный формат заключения ревизии, что позволяет организациям использовать собственные шаблоны.

Как проходит ревизия в магазине при помощи программы

Современные методы ревизии предполагают использование сканирования штрихкодов товаров вместо ручного подсчета. Для применения такого подхода магазину необходимо вести полную базу данных товаров с соответствующими штрих-кодами. Процесс автоматизированной ревизии с помощью программного обеспечения обычно происходит следующим образом:

• Маркировка всех товаров магазина этикетками со штрихкодами. 
• Установка терминалов сбора данных, способных считывать эти штрих-коды.
• Интеграция терминалов в базу данных продукции.

Автоматизация ревизии упрощает процесс, избавляя от необходимости привлекать комиссию. Собранные данные обрабатываются с помощью программы, что позволяет формировать отчет, соответствующий требованиям законодательства.