Переход на ЭДО (электронный документооборот)

Термин «Электронный документооборот» означает, что все операции над документами (согласование, изменение и т.д.) производятся в электронном виде. Подлинность документа обеспечивается с помощью электронно-цифровой подписи (ЭЦП).

Невзирая на тот факт, что электронный документооборот еще не успел получить повсеместную популярность, он является оптимальным вариантом для упрощения отношений с контрагентами. Дополнительно задействование ЭДО позволяет существенно уменьшить издержки бизнеса.

Для понимания преимуществ использования безбумажного документооборота, а также средств и способов его внедрения, разберем основные понятия и определения.

Как работает электронный документооборот?

Электронный документооборот (ЭДО) подразумевает отказ от привычных бумажных носителей в пользу электронной документации. Например, если ранее вы со своим контрагентом внедрили систему формирования документации в электронном виде в определенном формате и приняли решение совершать обмен ею, то важно обеспечить бесперебойное взаимодействие с ним. Предварительно необходимо позаботиться о том, чтобы передавать друг другу электронные файлы без проблем.

Что представляют собой электронные документы и кому они нужны?

Электронные документы – это информация, представленная в электронной форме, пригодной для восприятия, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах (например, в программах системы «1С:Предприятие»).
ЭДО – обязательное условие работы с обязательной маркировкой товаров.

Электронная документация должна быть надлежащего вида и оформляется в определенном формате. Она представляет собой важную часть учетных информационных систем, особенно бухгалтерских. Для грамотного ведения электронной документации она должна подписываться электронной подписью уполномоченного лица. Это дает возможность приравнять такой документ к оригинальному бумажному с соответствующей подписью. Только при наличии электронной подписи он будет иметь юридическую силу. Благодаря этому можно рассчитывать на судебную защиту в случае такой необходимости.

Какими документами можно обмениваться по ЭДО: полный перечень

На данный момент электронной может быть абсолютно любая бумага, если действующее законодательство РФ не запрещает использование такой электронной документации. Еще электронным может быть абсолютно любой документ, если ранее была сделана оговорка на предоставление оригинальной документации.

По данной причине с помощью отдельных законодательных актов были введены:

1. Трудовые книжки.
2. Электронные счета-фактуры.
3. Части кадровой документации.
4. Б/л и так далее.

Основные разновидности ЭДО и способы его формирования

Сегодня наиболее распространенным примером системы ЭДО считается обычная электронная почта. Если между сторонами предварительно было заключено соответствующее соглашение и оговорены все действия, то такая система имеет право на существование.

В данном случае невозможно обмениваться счетами-фактурами (УПД - универсальный передаточный документ), поскольку не будет полностью соблюден регламент осуществления передачи файлов. Одним из минусов является то, что нельзя совершать обмен счетами-фактурами по причине невозможности соблюдения регламента. К сожалению, это не единственный недостаток. Еще одним минусом считается небезопасность такого канала передачи файлов, как электронная почта. Это обусловлено тем, что ее легко можно взломать. Именно поэтому налоговая и другие контролирующие органы не принимают электронную документацию через почтовый клиент.

Чтобы обезопасить себя от различных рисков, которые связаны с переходом на цифровой обмен документами, а также осуществлять обмен с контрагентами разной документацией (формализованной и неформализованной), то лучше всего делать это с помощью специально созданных систем Операторов ЭДО. Для формализованных документов ФНС России утвердила специальный формат, который является официальным. К неформализованным документам можно отнести различные соглашения, договоры, акты сверки и так далее.

Что касается Оператора ЭДО, то это организация, которая имеет программно-аппаратный комплекс, направленный на обеспечение и поддержку обмена конфиденциальной и открытой информацией. Обмен осуществляется по телекоммуникационным каналам связи в рамках системы электронного документооборота.

Система Оператора ЭДО - это сервис электронной почты, оснащенный шифрованием и защищенными каналами связи, чтобы злоумышленники не могли похитить конфиденциальные данные компании. При этом обеспечивается соблюдение законодательно установленных форматов документации и регламентов передачи.

Нужно обратить внимание, что на территории России имеется несколько десятков аналогичных сервисов передачи документации в электронном виде. При этом все они характеризуются примерно одинаковой стоимостью, скоростью работы, надежностью и функциональностью. А вот что касается качества сервиса, то здесь могут быть незначительные отличия:

1. Скорость отклика техподдержки.
2. Готовность оператора осуществлять помощь в подключении контрагентов.
3. Возможности интеграции, предлагаемые оператором.
4. Наличие или отсутствие консультантов-аналитиков, которые окажут помощь при внедрении сервисов в работу.

При выборе посредника для внедрения ЭДО в компании следует обращать внимание на все вышеперечисленные моменты.

Нужно обратить внимание, что при осуществлении регистрации в системе оператора каждое предприятие идентифицируется по сертификату электронной подписи (она выдается уполномоченному лицу). Дополнительно организация получает свой уникальный идентификатор, сообщающий любому другому участнику настройки маршрута обмена.

При этом подключиться к данному оператору нужно не только конкретной организации, но и ее контрагенту. Это поможет настроить обмен электронной документацией. При этом контрагент может выбрать вашего или другого оператора (выбор не имеет значения). Тогда в таком случае обмен документации будет происходить через роуминг, как в сотовой связи. Маршрут будет построен только после отправки и принятия приглашения. Сразу после этого обмен файлов с конкретным контрагентом станет доступным.

После прохождения всех этапов регистрации в системе Оператора ЭДО участник подключается к регламенту работы сервиса. По данной причине в будущем нет необходимости заключать соответствующие соглашения с каждым контрагентом по отдельности. Именно это существенно упрощает подключение к ЭДО.

Главные функции электронного документооборота

Оператором предоставляется готовый сервис, выполняющий основные функции в автоматическом режиме (кроме стандартного обмена неформализованной и формализованной документацией). К таким функциям можно отнести:

1. Реализацию обмена приглашениями.
2. Гарантию доставки документации в электронном виде контрагенту с соблюдением предварительно настроенного маршрута.
3. Проверку электронных подписей во время подписания важных бумаг, которая подтверждает их действительность.
4. Осуществление слежения за регламентами и форматами (к примеру, во время обмена электронными счетами-фактурами), что позволяет соблюдать действующее законодательство РФ.
5. Обеспечение конфиденциальности обмена электронной документацией с задействованием защищенных каналов передачи данных.
6. Уведомление ФНС о том, что вы присоединились к обмену (это особенно важно во время выполнения обмена счетами-фактурами).
7. Возможность работы с маркируемыми товарами.

Как узнать о необходимости перехода на ЭДО? Каковы последствия такого решения?

1. Первое, что необходимо сделать - выяснить, используется ли электронный документооборот вашими партнерами. Чтобы узнать это, следует обратиться за квалифицированной помощью к предполагаемому оператору или осуществить рассылку писем с запросом всем партнерам.
2. После получения актуальной информации следует произвести оценку объема документации с контрагентами, которыми уже используется ЭДО.
3. В случае, если перечень контрагентов, которые технически готовы принимать и отправлять вам документы в электронном формате, не очень большой, но объем файлов достаточно обширный - вы имеете возможность существенно упростить не только получение, но и отправку подписанной документации. Дополнительно упрощаются процессы согласования и внесения изменений при выявлении серьезных ошибок. Это делается с соблюдением установленных сроков.
4. У оператора можно уточнить возможность интеграции с учетной системой для сведения к минимуму трудозатрат на загрузку и выгрузку файлов.

Внедрение ЭДО на предприятиях: с чего начать и как пользоваться электронным документооборотом?

1.После выбора оператора ЭДО можно получить техническую возможность для защищенного обмена - специальную программу. Она была специально разработана для этой цели и дает возможность:

• приглашать партнеров к обмену и принимать входящие приглашения;
• не только создавать и подписывать, но и отправлять партнерам исходящую документацию;
• получать электронные документы от партнеров, а также подписывать, отклонять и проверять электронные записи;
• хранить документацию в электронном виде (согласно действующему законодательству нужно хранить первичные документы на протяжении четырех лет, то есть переход на ЭДО включает в себя организацию электронного архива).

2.Купить в специальном аккредитованном удостоверяющем центре или у оператора электронную подпись на уполномоченное лицо предприятия или зарегистрироваться в системе оператора. Если вы уже покупали электронную подпись для сдачи отчетности, то она в ряде случаев также подходит и для ЭДО (этот момент рекомендуется предварительно уточнить у оператора). Каждое уполномоченное лицо должно иметь электронную подпись.

3.Сразу после завершения регистрации в системе нужно отправить приглашения контрагентам

4.Осуществить внедрение интеграционного решения оператора.

Какие могут быть проблемы при внедрении систем электронного документооборота?

Некоторые контрагенты выступают против задействования систем электронного документооборота. Кроме этого, некоторые работники компании также могут бояться новшеств и будут продолжать вести документацию привычным способом.

К счастью, многие люди, после использования ЭДО, начинают обращать внимание на его преимущества. Это обусловлено тем, что его можно сравнить с другими телекоммуникационными инструментами, с возникновением которых работа административных департаментов фирмы стала более эффективной. К таким относят:

1. Благодаря использованию систем электронных торгов упрощаются процедуры подписания государственных контрактов. Они происходят в электронном виде в системе оператора ЭТП (электронная торговая площадка).
2. Система электронной передачи отчетности в соответствующие контролирующие органы. Благодаря этому бухгалтерам компаний не нужно стоять в очередях в налоговых службах или на почте в последний день сдачи отчетности. Ее можно формировать и передавать до начала следующего календарного дня.
3. Система интернет-банкинга. С ее помощью можно в онлайн-режиме управлять платежами и бюджетом. Поэтому на все это уходит значительно меньше времени. Не нужно ходить в банки за выписками или относить туда платежки для быстрой отправки.

С какими изменениями можно столкнуться при переходе на ЭДО на предприятии вне зависимости от его размера и формы собственности?

• Сроки получения оригиналов документов. Обычно на передачу документов требуется от нескольких минут до нескольких часов. Электронный документооборот выгоден бизнесу, который может значительно сократить срок исполнения договоров. При выявлении недочетов процесс получения откорректированного документа не займет много времени.
• Получение и отправку оригинала в онлайн-режиме невозможно сравнить с обменом бумажными оригиналами. Отправлять и получать электронные документы можно в любое время суток и в любой точке планеты, где есть бесперебойный доступ к сети Интернет.
• Возможность контролировать движение отправленного документа. Если партнер не торопится подписывать документы, то ему можно легко напомнить об этом. А вот при обмене бумажной документацией сделать это весьма затруднительно.
• Минимизация расходов компании на распечатку, рассылку и последующее хранение документов. Предприятию не нужно покупать бумагу, картриджи, обслуживать сканеры, принтеры. Например, при объеме внешней корреспонденции до 200 и более документов в месяц, издержки на документооборот составляют до 200 000 рублей в год.
• Благодаря системе ЭДО обеспечивается систематизированное хранение документов в архиве. При этом нет необходимости в их распечатке.
• Интеграция. Нередко система ЭДО интегрируется с установленными системами бухгалтерского учета 1С.

Во сколько обойдется переход на ЭДО?

Стоимость отправки одной исходящей бумаги в электронном формате в среднем составляет около 10 рублей. А вот входящая документация обрабатывается операторами и хранится совершенно бесплатно.

Дополнительно необходимо приобрести электронную подпись, если она не была куплена ранее. Если в планах назначение несколько уполномоченных лиц, то следует купить сертификат для каждого из них. Оператором может быть установлена низкая плата за внедрение интеграционного решения, особенно если используется кастомизированная система учета.

Государство постепенно подталкивает организации к применению систем ЭДО. Благодаря этому компания получает хорошие инструменты моментальных бизнес-коммуникаций без утраты юридической значимости взаимодействия. При этом все рутинные заботы поручаются оператору, а персонал может заниматься своими основными обязанностями, не отвлекаясь от работы.